Klachtenregeling
Klachtenregeling IVG-MKB
- Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
Grensoverschrijdend gedrag
Iedere handeling of bejegening die door een persoon werkzaam bij of verbonden aan een lid van het IVG-MKB – in alle redelijkheid – als grensoverschrijdend wordt ervaren. Dit kan op allerlei gebieden zijn, waaronder begrepen maar niet uitsluitend: seksuele intimatie, pesten en agressie.
Klacht:
Een klacht in de zin van deze regeling is iedere op schrift gestelde uiting van ontevredenheid met betrekking tot een handeling of bejegening door een bij de eigen organisatie werkzaam, of daaraan verbonden persoon, die als onjuist en/of grensoverschrijdend wordt ervaren.
Klachtbehandelaar:
Een door het IVG-MKB aangewezen persoon, belast met de behandeling van een klacht.
Lid:
Een organisatie die lid is van IVG MKB - Klachtrecht
2.1 Eenieder die werkzaam is bij of verbonden aan een lid van het IVG-MKB, al dan niet door een derde vertegenwoordigd, die een handeling of bejegening heeft ondergaan die – in alle redelijkheid – als grensoverschrijdend wordt ervaren, heeft het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop personen zich jegens hem hebben gedragen. - Indiening van een klacht
3.1 Een klager kan een klacht schriftelijk indienen bij IVG-MKB, door het sturen van een email aan het algemene email adres van het IVG-MKB onder vermelding van Klachtschrift.
3.2 Een klaagschrift moet ten minste bevatten:
a. de naam, het adres en (eventueel) e-mailadres van de klager;
b. de dagtekening;
c. de aard van het grensoverschrijdend gedrag en een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de klacht.
3.3 Klaagschriften die niet gedagtekend zijn, worden geacht gedagtekend te zijn op de dag van ontvangst.
3.4 Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de klager zorg te dragen voor een vertaling.
3.5 Indien de klager minderjarig is, respectievelijk onder curatele is gesteld, moet de klacht worden ondertekend door de met het gezag beklede ouder of voogd, respectievelijk de curator. - Ontvangstbevestiging
4.1 Binnen maximaal veertien dagen na ontvangst van de klacht stuurt IVG MKB de klager een ontvangstbevestiging, met bericht in hoeverre klager op grond van deze regeling in zijn klacht kan worden ontvangen. De ontvangstbevestiging bevat, in het geval dat de klager in zijn klacht kan worden ontvangen, in ieder geval de volgende gegevens:
a. de datum waarop de klacht is ontvangen;
b. de termijn waarbinnen de klacht zal worden afgehandeld;
c. de naam en het telefoonnummer van de Klachtbehandelaar; - Geen verplichting tot klachtbehandeling
5.1 IVG MKB is niet verplicht een klacht te behandelen indien deze betrekking heeft op een gedraging waarover reeds eerder een klacht is ingediend die is behandeld, of die langer dan een half jaar voor de indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.
5.2 IVG MKB is niet verplicht een klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
5.3 Van het niet in behandeling nemen van een klacht stelt de Klachtbehandelaar de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis. - Behandeling
6.1 IVG MKB kan ter beoordeling en/of afwikkeling van de klacht de klager, het lid of derden om nadere informatie verzoeken.
6.2 In iedere fase van de klachtbehandeling kan IVG MKB nagaan of de klager door middel van een informele afhandeling van zijn klacht tevredengesteld kan worden.
6.3 Indien de klager dit wenst stelt de Klachtbehandelaar een hoorcommissie samen die bestaat uit de Klachtenbehandelaar, een jurist en een vertrouwenspersoon, ondersteund door een griffier.
6.4 Zodra IVG MKB naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen deze regeling. - Beslissing
7.1 Binnen een maand na ontvangst van een klacht neemt de klachtbehandelaar één van de volgende beslissingen:
a. de klacht wordt na bemiddeling ingetrokken;
b. er wordt een hoorzitting gepland;
c. de klacht is ongegrond;
d. de klacht is geheel of gedeeltelijk gegrond.
7.2 De beslissing worden door de klachtbehandelaar gemotiveerd en schriftelijk meegedeeld aan de klager.
7.3 Indien een klacht niet binnen een maand kan worden afgehandeld, doet de Klachtbehandelaar daarvan met redenen omkleed schriftelijk mededeling aan de klager onder vermelding van de termijn waarbinnen de klacht zal worden behandeld. De Klachtbehandelaar zal de klager vervolgens schriftelijk binnen deze nader bepaalde termijn berichten omtrent de wijze waarop de klacht wordt afgehandeld. - Afsluiting van een klacht
8.1 Een klacht wordt afgesloten indien:
a. de klager de klacht intrekt;
b. na bemiddeling of na overleg met de klager blijkt dat bij de klager geen behoefte meer bestaat aan verdere behandeling van de klacht;
c. IVG MKB de klacht heeft afgehandeld zoals vermeld in artikel 7.1 en er opvolging is gegeven aan de beslissing en de consequenties daarvan.
8.2 Van het niet verder behandelen van een klacht wordt, onder vermelding van redenen, schriftelijk mededeling gedaan aan de klager. - Interne informatie en archivering
9.1 Na de behandeling van de klacht behoudt IVG MKB het oorspronkelijke klaagschrift en een kopie van het schriftelijk beëindigingbericht gedurende een periode van zeven jaar. Overige documenten worden vernietigd.
9.2 De Klachtbehandelaar houdt een overzicht bij van alle binnengekomen klachten. - Waarborgen privacy
IVG MKB draagt er zorg voor dat de stukken en gegevens die in het kader van de behandeling van een klacht zijn ingebracht en die betrekking hebben op de persoon van de klager, vertrouwelijk behandeld worden. Dit betekent dat Dit betekent dat alleen medewerkers van IVG MKB toegang hebben tot deze stukken en gegevens wanneer dit vanuit hun functie nodig is. Zij zijn gebonden aan geheimhouding. - Datum inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2024 en kan worden aangehaald als ‘Klachtenregeling IVG MKB’.